Der Weg eines Projektes

Da Renovabis nach dem „Partnerprinzip“ arbeitet, können in der Regel nur unmittelbar aus Mittel- und Osteuropa gestellte Anträge unterstützt werden; dabei ist allerdings eine Vermittlung durch Partnerinnen und Partner in Westeuropa möglich und zuweilen hilfreich. Ein Projektantrag muss neben der Stellungnahme des zuständigen Ortsbischofs auch eine Projektbeschreibung enthalten. Hier wird das Projektziel dargestellt und begründet und erläutert, wie und in welchem Zeitraum das Ziel erreicht werden soll. Ein Finanzierungsplan muss vorgelegt werden, der Gesamtkosten, Eigenleistungen, Beiträge anderer Geldgeberinnen und Geldgeber, eine Risikoeinschätzung sowie die von Renovabis erbetene Unterstützung enthält.

Der Weg eines Projektes

Bewilligung

Auf der Basis dieser Informationen bereiten die zuständigen Referentinnen und Referenten die Antragsvorlage für die Bewilligungsgremien vor. Über die Bewilligung von Projekten mit einer Antragssumme bis zu 50.000 Euro entscheidet die Geschäftsführung, über Projekte bis zu 100.000 Euro entscheidet im Auftrag des Aktionsrates ein sogenanntes „kleines Bewilligungsgremium“ (z. Zt. Dr. Markus Grimm, Regina Lynch, Dr. Karlies Abmeier) und über darüber hinausgehende Summen der Aktionsrat.

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Projektvereinbarung

Nach der Bewilligung eines Projekts unterzeichnet der Projektpartner oder die Projektpartnerin eine Projektvereinbarung, in der die Verpflichtungen der Partnerorganisation dokumentiert werden. Der Projektpartner bzw. die -partnerin bestätigt vor Auszahlung der Zuschüsse durch seine Unterschrift, dass die Mittel ausschließlich für den bewilligten Zweck eingesetzt und über die Verwendung der Mittel präzise Rechenschaft abgelegt wird.

Auszahlung und Berichterstattung

Die Zuschüsse werden im allgemeinen in mehreren Teilbeträgen entsprechend den Projektvereinbarungen ausgezahlt. Nach Erhalt des Geldes sendet der Projektpartner oder die -partnerin umgehend eine Empfangsbestätigung an Renovabis. Eine schriftliche Berichterstattung über die Verwendung der Mittel und den Fortschritt des Projekts ist notwendig. Bei Projekten, die den Zeitraum von einigen Monaten überschreiten, sendet die Partnerorganisation spätestens nach einem halben Jahr einen ersten Bericht über den Verlauf des Projekts sowie einen Finanzbericht und wiederholt dies halbjährlich. Den Finanzberichten müssen Zahlungsbelege beigefügt werden, die von der Sachbearbeitung geprüft werden.
Die Auszahlung weiterer Raten erfolgt immer erst nach der Freigabe durch den zuständigen Referenten oder die Referentin. Hierbei gilt das Vier-Augen-Prinzip der gemeinschaftlichen Prüfung durch Sachbearbeitung und Referentin bzw. Referent. Eine Projektkontrolle vor Ort ist durch regelmäßige Projektreisen der Länderreferentinnen und Länderreferenten gegeben.

Projektabschluss

Nach Beendigung des Projekts erhält Renovabis einen abschließenden Durchführungs- und Finanzbericht mit den entsprechenden Zahlungsbelegen. Sind diese vollständig, schließt der zuständige Referent oder die Referentin das Projekt offiziell ab.

Innenrevision und Wirtschaftsprüfung

Alle Großprojekte gelangen dann automatisch in die Innenrevision, die erneut überprüft, ob die Projektabwicklung ordnungsgemäß stattgefunden hat. Auch Kleinprojekte werden stichprobenartig überprüft. Die interne Revision wird durch eine vorwiegend dafür angestellte Mitarbeiterin ausgeführt. Sie ist direkt der Geschäftsführung unterstellt, eine Gefahr von Interessenkonflikten besteht nicht. Es gibt schriftliche Revisionsberichte, in denen über alle Beanstandungen berichtet wird. Diese werden direkt an die Geschäftsführung berichtet und von ihr verfolgt. Es ergehen schriftliche Anweisungen an die verantwortlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Umsetzung der Anweisungen wird kontrolliert. Die Prüfungsschwerpunkte der internen Revision werden mit dem Wirtschaftsprüfer abgestimmt und stichprobenartig kontrolliert. Im Rahmen einer jährlichen Wirtschaftsprüfung wird der von der Geschäftsführung vorgelegte Jahresabschluss wie auch die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung geprüft.

Kontrolle durch Drittmittelgeberinnen und -geber

Renovabis erhält auch Mittel des Verbands der Diözesen Deutschlands (­VDD) sowie über die Katholische Zentralstelle für Entwicklungshilfe (KZE) eine Förderung vom Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung. Auch hier finden in regelmäßigen Abständen Überprüfungen derjenigen Projekte statt, in die Mittel des VDD bzw. der KZE geflossen sind. - Den Download "Entwicklung braucht Bildung. 20 Jahre Projektförderung durch Renovabis und die KZE in Mittel- und Osteuropa" finden Sie am Seitenende.

Evaluation

Zu signifikanten Zeitpunkten während des Projektverlaufs oder nach Abschluss eines Projektes findet in einzelnen Fällen eine Evaluation durch externe Beraterinnen und Berater statt, um Erkenntnisse für die weitere Projektarbeit zu gewinnen. Diese Evaluationen werden in Zusammenarbeit mit den Partnerorganisationen geplant und in Auftrag gegeben. Bei einer Evaluation geht es Renovabis um die Beurteilung von Resultaten und die Wirksamkeit von Projekten, Programmen und Strategien. Evaluationen fördern bei den Partnerinnen und Partnern und bei Renovabis institutionelles Lernen, bieten Entscheidungshilfen für das weitere Vorgehen und dienen gleichzeitig der Rechenschaftslegung gegenüber der Öffentlichkeit. Mehr zum Thema Evaluation bei Renovabis